resumen

Medios de presentación de la información escrita.
Es aquella que va de la mano con el tiempo indicado que se debe ser entregado al departamento asignado con una información clara y legible con una serie de normas de evaluación para un mejoramiento en la organización.


• Manejo de archivos:


La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

a) Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central
En el que se agrupan documentos transferidos por los Distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, Cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue
Teniendo vigencia y son objeto de consulta por las Propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico
Es aquel al que se transfieren desde el archivo Central los documentos de archivo de Conservación permanente.

MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
•Equipos para medir la humedad relativa, la temperatura y realizar brigadas de aseo semanales, para evitar la polución.
•Por otra parte el papel mantequilla se conserva en cinta mágica y se tienen en carpetas de cartón.

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

Los archivos deben ser conservados por determinado periodo según las leyes en vigor o de acuerdo a las políticas establecidas por la institución. Los documentos guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.

La conservación de estos documento es necesaria para evitar en algún momento la restauración y de este modo mantener la originalidad de la información.

FORMATOS IMPRESOS Y PAPELERIA UTILIZADA
•Se utiliza un papel bom o de seguridad especial, que se denomina para segundos originales. Es importado y de mucha durabilidad.
•La cartografía se copia en foto plano para el servicio interno; En heliografía para usuarios externos y para venderlos.
Se usan formatos de consulta o solicitud de préstamo y de venta también el papel de seguridad pergamino y mantequilla.


- Almacenamiento y/o destrucción.

El método archivístico está encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo. En cuanto al almacenamiento, el archivero habrá de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que más tarde hará una selección buscando una conservación definitiva.
para la destrucción de documentos y soportes una vez transcurrido el término que determina la ley para la conservación de los libros y encontrándose estos debidamente reproducidos por cualquier medio técnico adecuado conforme a las normas legales, el comerciante puede, proceder a su destrucción.
Se autoriza la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Los métodos que permiten hacer copias de seguridad en el material digitalizado son:
1. Disquetes.
2. Partición dedicada.
3. Otro ordenador.
4. Unidad de cinta.
5. Sistemas removibles clásicos.
6. Grabación CD-Rs.
7. Regrabación en CD-RW

MICROFILMACIÓN

Es una técnica de registrar documentos de toda clase y forma imágenes reducidas sobre el material definido como microfilm.

En este trabajo estudiaremos la importancia que tiene la microfilmación en el fondo documental, cuáles son sus utilidades y ventajas.

En primer lugar, los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 adoptados como legislación permanente por la ley 141 de 1961, autorizaron el procedimiento de microfilmación de archivos oficiales de administración pública nacional, departamental y municipal, al igual que el de los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, confiriendo valor probatorio a las copias microfilmadas siempre y cuando el proceso de microfilmación se ajuste a un todo.

Pues bien el enciso 2 del artículo único del decreto 3354 de 1954, que modificó el artículo 2 del decreto 2527 de 1950 textualmente dispuso:

“ Al someter a la microfilmación cualquier documento debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad de tal modo que queda prohibido hacerle recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración so pena de perder su valor probatorio”

Gracias a la microfilmación la información se conserva al 100% en el microfilm permitiendo que esta se mantenga hasta por 100 años.


- Recuperación de la información.

La recuperación de información, llamada en inglés Information retrieval (IR), es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda de los mismos documentos, la búsqueda de metadatos que describan documentos, o, también, la búsqueda en bases de datos , ya sea a través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de otras características, de manera pertinente y relevante.

Los documentos deben estar disponibles para su respectiva consulta o reproducción, entre el archivo de gestión y el central de fácil recuperación, al trasladarlo al archivo histórico su recuperación será a través del microfilm.

Costos de almacenamiento.

- Ahorros considerables de espacio y equipos resultan al fotografiar adecuadamente los documentos y eliminar los originales.
- Los microfilms deben ser organizados en estanterías abiertas que permitan la libre circulación del aire
- Los microfilms serán enrollados en forma compacta, pero no demasiado apretada, sobre carretes o rollos
- la película no debe sobrepasar los bordes del rollo.

- Copias de seguridad de la información.

Copias exactas de documentos pueden ofrecerse a las empresas y consultorios a un costo mucho menor que el de transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los originales.
Para las consultas se emplean medios de descripción documental tales como inventarios, guías, índices y catálogos.
Un microfilm puede asegurar la pérdida de información de valor de los documentos en el caso de que estos sean destruidos, sustituyendo los originales.


- - microfilmación:
es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

Digitalización :
es un recurso informático útil para la gestión documental y consiste en la captura de la información así como su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador;;. es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se puede almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara. La digitalización se complementa con una indización de documentos.

LEY 594

esta norma nos sirve para la protecccion y seguridad de los documentos.
todas las personas tuienen acceso a los documentos.
su ciclo de vida sesara alos treinta años.
cuando el documento historico se detriora el de archivo esta en el deber de darr acceso por otro medio puede ser digital.

control y vigilancia de los documentos

auna entidad se debe vigilar que el rchivo lo lleven de acuerdo alas normas vigentes.
el archivo verifica el cumplimiento de lo dispuesto
prevencion y sancion

el gobierno nacional atravez del archivo general de la nacion pondra multas para prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas establecidas y las reglas de la seguridad y proteccion de los documentos.

Seguridad en la información.

Seguridad en la información.

la informacion al ser considerada como un proceso continuo garantiza que no solo establezcan los controles y medidas paara proteger los activos de la organizacionsino que permite revisar y mejorar estos controles y medidas para poder dar respuesta oportuna a las amenazas que surjan.
Va dirigida ha una protección adecuada encargada de minimizar daños en la organización como si fuera la sangre de todo negocio, por esta razón esta expuesta a dichas amenazazas de muchas fuentes ya sea internas o externas, accidentales o maliciosas.

norma iso 17799 la seguridad informatica

la informacion es un valioso patrimonio empresarial que existe y se presenta en diverssas formas, puede estar impresa escrita en papel, almacenada electronicamente,ademas se muestra en filmes, grabaciones, o directamente mediante el lenguaje horal, independientemente del caracter que adopte debe ser protegida adecuada y eficazmente garantizandose la disponivilidad integridad y confidencisalidad de la informacion con normas estandarizadas y adoptadas correctamente.
esta norma se creo en diciembre del 2000

confidencialidad: asegurar que solo el personal autorizado tenga acceso a la informacion.

integridad: garantizar que la informacion no sea alterada eliminada o destruida por entidades no autorizadas, preservando su origen.

disponibilidad: que los usuarios autorizados tengan acceso al documento.

Norma ISO 27001

Se encarga de los controles, parámetros de medidas y controles para la protección de la información. Se creo para reducir riesgos y amenazas eficaz y eficientemente previniéndola muy bien.


Presentación de la información institucional

se presenta de acuerdo a cada entidad y asus politicas y normas ej. el reglemento del sena su mision y vision.

Esta integrado de diferentes sistemas y subsistemas de una empresa:
· departamento contable
· departamento de ventas
· departamento de recursos humanos
· departamento de archivos
· departamento de subgerencia
· departamento de gerencia
Los subsistemas son encargados de ayudar a cada departamento ejemplo:
Departamento contable: contador – jefe contable – auxiliares de contabilidad (entre otros)

PROCESOS DE LA INFORMACION

Metodología en los procesos de información

Técnicas de presentación de información. Son la identificación de objetivos considerados como unidad de identificación critica.

Expone y realiza la gestión adecuada de los proyectos, se desarrolla a través de la construcción de tareas y de experiencias describiendo el conocimiento para llevar a cabo los objetivos de la información También se encarga de coordinar los objetivos y planes de información en forma dinámica para que la comunicación en cada integrante sea organizada y estructurada obteniendo resultados mas sólidos

INTERNET E INTRANET

INTERNET: ES CUANDO SE COMPARTEN REDES
ES un conjunto de recursos compartidos o incluso como una disposición a intercomunicarse; es decir, como una mega red, una red de redes de computadores. Sin embargo, otro enfoque, que parece más adecuado, es pensar en las redes como el medio a través del cual se envía y acumula información. Desde este punto de vista, Internet puede ser interpretado como la información y los servicios que circulan por esta red. En pocas palabras, un sistema distribuido de información, una red global de redes de ordenadores (cada red está compuesta por docenas de miles de ordenadores).En conclusión, Internet es tanto un conjunto de comunidades como un conjunto de tecnologías, y su éxito se puede atribuir a la satisfacción de las necesidades básicas de la comunidad y a la utilización de ésta de un modo efectivo para impulsar la infraestructura. Es a la vez una oportunidad de difusión mundial, un mecanismo de propagación de la información y un medio de colaboración e interacción entre los individuos y sus ordenadores, independientemente de su localización geográfica.


INTRANET
ES INTERNO EN LA EMPRESA DOCUMENTOS PRIVADOS QUE SOLO LO COMPARTEN CIERTAS PERSONAS DE LA ORGANIZACION.
Intranet es el término que describe la implantación de las tecnologías de Internet dentro de una organización, más para su utilización interna que para la conexión externa (TRAMULLAS, sin publicar). Esto se realiza de forma que resulte completamente transparente para el usuario, pudiendo éste acceder, de forma individual, a todo el conjunto de recursos informativos de la organización, con un mínimo coste, tiempo y esfuerzo. Intranet e Internet, desde nuestro punto de vista, son casi por completo distinciones semánticas, más que tecnológicas.

Intranet utiliza exclusivamente el modelo World Wide Web, adaptado a su situación y estructura interna, de forma que esta información quede en los límites planteados por la propia organización. Los miembros de la misma utilizarán, como es presumible, clientes web para acceder a la información. Se implantarán, por lo tanto, protocolos TCP/IP, y se utilizará el HTML para la creación de documentos. La disparidad de plataformas y sistemas informáticos existentes en una organización, y los problemas para compartir información entre ellos, fuerzan a los responsables de los sistemas de información a buscar soluciones de integración, de resultados fiables y de un coste aceptable. La utilización de la tecnología World Wide Web, por su facilidad de implantación, su bajo coste, y la rápida aprehensión y aceptación por parte del usuario, así como por su portabilidad a las diferentes plataformas, y su capacidad para interactuar con aplicaciones diversas mediante la utilización del CGI (Common Gateway Interface), se presenta como especialmente interesante.

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Ciclo de la información.

La información que se recupera. bien pudiera parecer en una primera impresión, como salida de la nada o bien de la propia máquina o terminal utilizada para obtenerla; esto es falso, pero no incomprensible, puesto que lo que en muchos casos falta, es el cuadro completo, el panorama que permite ubicar dónde está la información, dónde está el usuario, dónde está el distribuidor, etc.

Elementos del ciclo de la información

- Personas con ideas
- Información
- Productores de bancos de información
- Sistemas (Sistema o Distribuidores de los Bancos de Datos)
- Redes
- Usuarios
- Personas receptoras de la información

BASE DE DATOS

Base de datos es una colección de tablas relacionadas entre si, su alimentación puede ser automatizada a través de interfases o manual.
para la base de datos se debe definir la esttructura de los datios almacenados, y el establecimiento de mecanismos para su recuperación eficiente, adicionalmente debe proveer la seguridad necesaria para los datos almacenados, de modo que éstos se encuentren protegidos contra caídas del sistema, mal funcionamiento de los dispositivos.
Para poder describir la estructura de una Base de Datos, es necesario emplear un modelo de datos. Un modelo de datos es una colección de herramientas conceptuales para describir datos, relaciones entre datos, semántica de datos, y restricciones de consistencia