lunes, 30 de marzo de 2009

resumen

Medios de presentación de la información escrita.
Es aquella que va de la mano con el tiempo indicado que se debe ser entregado al departamento asignado con una información clara y legible con una serie de normas de evaluación para un mejoramiento en la organización.


Manejo de archivos:


La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

a) Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central
En el que se agrupan documentos transferidos por los Distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, Cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue
Teniendo vigencia y son objeto de consulta por las Propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico
Es aquel al que se transfieren desde el archivo Central los documentos de archivo de Conservación permanente.

MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
•Equipos para medir la humedad relativa, la temperatura y realizar brigadas de aseo semanales, para evitar la polución.
•Por otra parte el papel mantequilla se conserva en cinta mágica y se tienen en carpetas de cartón.

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

Los archivos deben ser conservados por determinado periodo según las leyes en vigor o de acuerdo a las políticas establecidas por la institución. Los documentos guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.

La conservación de estos documento es necesaria para evitar en algún momento la restauración y de este modo mantener la originalidad de la información.

FORMATOS IMPRESOS Y PAPELERIA UTILIZADA
•Se utiliza un papel bom o de seguridad especial, que se denomina para segundos originales. Es importado y de mucha durabilidad.
•La cartografía se copia en foto plano para el servicio interno; En heliografía para usuarios externos y para venderlos.
Se usan formatos de consulta o solicitud de préstamo y de venta también el papel de seguridad pergamino y mantequilla.


- Almacenamiento y/o destrucción.

El método archivístico está encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo. En cuanto al almacenamiento, el archivero habrá de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que más tarde hará una selección buscando una conservación definitiva.
para la destrucción de documentos y soportes una vez transcurrido el término que determina la ley para la conservación de los libros y encontrándose estos debidamente reproducidos por cualquier medio técnico adecuado conforme a las normas legales, el comerciante puede, proceder a su destrucción.
Se autoriza la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Los métodos que permiten hacer copias de seguridad en el material digitalizado son:
1. Disquetes.
2. Partición dedicada.
3. Otro ordenador.
4. Unidad de cinta.
5. Sistemas removibles clásicos.
6. Grabación CD-Rs.
7. Regrabación en CD-RW


MICROFILMACIÓN

Es una técnica de registrar documentos de toda clase y forma imágenes reducidas sobre el material definido como microfilm.

En este trabajo estudiaremos la importancia que tiene la microfilmación en el fondo documental, cuáles son sus utilidades y ventajas.

En primer lugar, los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 adoptados como legislación permanente por la ley 141 de 1961, autorizaron el procedimiento de microfilmación de archivos oficiales de administración pública nacional, departamental y municipal, al igual que el de los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, confiriendo valor probatorio a las copias microfilmadas siempre y cuando el proceso de microfilmación se ajuste a un todo.

Pues bien el enciso 2 del artículo único del decreto 3354 de 1954, que modificó el artículo 2 del decreto 2527 de 1950 textualmente dispuso:

“ Al someter a la microfilmación cualquier documento debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad de tal modo que queda prohibido hacerle recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración so pena de perder su valor probatorio”

Gracias a la microfilmación la información se conserva al 100% en el microfilm permitiendo que esta se mantenga hasta por 100 años.


- Recuperación de la información.


La recuperación de información, llamada en inglés Information retrieval (IR), es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda de los mismos documentos, la búsqueda de metadatos que describan documentos, o, también, la búsqueda en bases de datos , ya sea a través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de otras características, de manera pertinente y relevante.

Los documentos deben estar disponibles para su respectiva consulta o reproducción, entre el archivo de gestión y el central de fácil recuperación, al trasladarlo al archivo histórico su recuperación será a través del microfilm.


Costos de almacenamiento.

- Ahorros considerables de espacio y equipos resultan al fotografiar adecuadamente los documentos y eliminar los originales.
- Los microfilms deben ser organizados en estanterías abiertas que permitan la libre circulación del aire
- Los microfilms serán enrollados en forma compacta, pero no demasiado apretada, sobre carretes o rollos
- la película no debe sobrepasar los bordes del rollo.

- Copias de seguridad de la información.


Copias exactas de documentos pueden ofrecerse a las empresas y consultorios a un costo mucho menor que el de transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los originales.
Para las consultas se emplean medios de descripción documental tales como inventarios, guías, índices y catálogos.
Un microfilm puede asegurar la pérdida de información de valor de los documentos en el caso de que estos sean destruidos, sustituyendo los originales.


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- microfilmación:
es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

Digitalización :
es un recurso informático útil para la gestión documental y consiste en la captura de la información así como su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador;;. es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se puede almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara. La digitalización se complementa con una indización de documentos.







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