lunes, 30 de marzo de 2009

resumen

Medios de presentación de la información escrita.
Es aquella que va de la mano con el tiempo indicado que se debe ser entregado al departamento asignado con una información clara y legible con una serie de normas de evaluación para un mejoramiento en la organización.


Manejo de archivos:


La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

a) Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o tramite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

b) Archivo central
En el que se agrupan documentos transferidos por los Distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, Cuya consulta no es tan frecuente pero que sigue
Teniendo vigencia y son objeto de consulta por las Propias oficinas y particulares en general.

c) Archivo histórico
Es aquel al que se transfieren desde el archivo Central los documentos de archivo de Conservación permanente.

MEDIDAS DE CONSERVACIÓN
•Equipos para medir la humedad relativa, la temperatura y realizar brigadas de aseo semanales, para evitar la polución.
•Por otra parte el papel mantequilla se conserva en cinta mágica y se tienen en carpetas de cartón.

CONSERVACIÓN Y RESTAURACIÓN

Los archivos deben ser conservados por determinado periodo según las leyes en vigor o de acuerdo a las políticas establecidas por la institución. Los documentos guardados en un depósito deben ser reflejo de la institución que los generó, siguiendo la línea de las actividades, ya fueran jurídicas, administrativas, legislativas, judiciales o ejecutivas, y que son la materia prima para la formación de archivos.

La conservación de estos documento es necesaria para evitar en algún momento la restauración y de este modo mantener la originalidad de la información.

FORMATOS IMPRESOS Y PAPELERIA UTILIZADA
•Se utiliza un papel bom o de seguridad especial, que se denomina para segundos originales. Es importado y de mucha durabilidad.
•La cartografía se copia en foto plano para el servicio interno; En heliografía para usuarios externos y para venderlos.
Se usan formatos de consulta o solicitud de préstamo y de venta también el papel de seguridad pergamino y mantequilla.


- Almacenamiento y/o destrucción.

El método archivístico está encaminado a recoger, conservar, organizar, describir y servir los documentos de archivo. En cuanto al almacenamiento, el archivero habrá de guardar y conservar materialmente los documentos sobre los que más tarde hará una selección buscando una conservación definitiva.
para la destrucción de documentos y soportes una vez transcurrido el término que determina la ley para la conservación de los libros y encontrándose estos debidamente reproducidos por cualquier medio técnico adecuado conforme a las normas legales, el comerciante puede, proceder a su destrucción.
Se autoriza la destrucción de los documentos que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.

Los métodos que permiten hacer copias de seguridad en el material digitalizado son:
1. Disquetes.
2. Partición dedicada.
3. Otro ordenador.
4. Unidad de cinta.
5. Sistemas removibles clásicos.
6. Grabación CD-Rs.
7. Regrabación en CD-RW


MICROFILMACIÓN

Es una técnica de registrar documentos de toda clase y forma imágenes reducidas sobre el material definido como microfilm.

En este trabajo estudiaremos la importancia que tiene la microfilmación en el fondo documental, cuáles son sus utilidades y ventajas.

En primer lugar, los decretos 2527 de 1950 y 3354 de 1954 adoptados como legislación permanente por la ley 141 de 1961, autorizaron el procedimiento de microfilmación de archivos oficiales de administración pública nacional, departamental y municipal, al igual que el de los archivos particulares de las personas naturales o jurídicas, confiriendo valor probatorio a las copias microfilmadas siempre y cuando el proceso de microfilmación se ajuste a un todo.

Pues bien el enciso 2 del artículo único del decreto 3354 de 1954, que modificó el artículo 2 del decreto 2527 de 1950 textualmente dispuso:

“ Al someter a la microfilmación cualquier documento debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente y con absoluta fidelidad de tal modo que queda prohibido hacerle recortes, dobleces, enmendaduras o cualquier adulteración so pena de perder su valor probatorio”

Gracias a la microfilmación la información se conserva al 100% en el microfilm permitiendo que esta se mantenga hasta por 100 años.


- Recuperación de la información.


La recuperación de información, llamada en inglés Information retrieval (IR), es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda de los mismos documentos, la búsqueda de metadatos que describan documentos, o, también, la búsqueda en bases de datos , ya sea a través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de otras características, de manera pertinente y relevante.

Los documentos deben estar disponibles para su respectiva consulta o reproducción, entre el archivo de gestión y el central de fácil recuperación, al trasladarlo al archivo histórico su recuperación será a través del microfilm.


Costos de almacenamiento.

- Ahorros considerables de espacio y equipos resultan al fotografiar adecuadamente los documentos y eliminar los originales.
- Los microfilms deben ser organizados en estanterías abiertas que permitan la libre circulación del aire
- Los microfilms serán enrollados en forma compacta, pero no demasiado apretada, sobre carretes o rollos
- la película no debe sobrepasar los bordes del rollo.

- Copias de seguridad de la información.


Copias exactas de documentos pueden ofrecerse a las empresas y consultorios a un costo mucho menor que el de transcribir, escribir a máquina o copiar fotográficamente los originales.
Para las consultas se emplean medios de descripción documental tales como inventarios, guías, índices y catálogos.
Un microfilm puede asegurar la pérdida de información de valor de los documentos en el caso de que estos sean destruidos, sustituyendo los originales.


-
- microfilmación:
es una técnica de archivamiento de documentos basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad. En esta cinta se ¨fotografían¨ los documentos con fuertes reducciones, sin por ello perder calidad o información.

Digitalización :
es un recurso informático útil para la gestión documental y consiste en la captura de la información así como su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador;;. es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se puede almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara. La digitalización se complementa con una indización de documentos.







LEY 594

esta norma nos sirve para la protecccion y seguridad de los documentos.
todas las personas tuienen acceso a los documentos.
su ciclo de vida sesara alos treinta años.
cuando el documento historico se detriora el de archivo esta en el deber de darr acceso por otro medio puede ser digital.

control y vigilancia de los documentos

auna entidad se debe vigilar que el rchivo lo lleven de acuerdo alas normas vigentes.
el archivo verifica el cumplimiento de lo dispuesto
prevencion y sancion

el gobierno nacional atravez del archivo general de la nacion pondra multas para prevenir y sancionar el incumplimiento de las normas establecidas y las reglas de la seguridad y proteccion de los documentos.

Seguridad en la información.

Seguridad en la información.

la informacion al ser considerada como un proceso continuo garantiza que no solo establezcan los controles y medidas paara proteger los activos de la organizacionsino que permite revisar y mejorar estos controles y medidas para poder dar respuesta oportuna a las amenazas que surjan.
Va dirigida ha una protección adecuada encargada de minimizar daños en la organización como si fuera la sangre de todo negocio, por esta razón esta expuesta a dichas amenazazas de muchas fuentes ya sea internas o externas, accidentales o maliciosas.

norma iso 17799 la seguridad informatica

la informacion es un valioso patrimonio empresarial que existe y se presenta en diverssas formas, puede estar impresa escrita en papel, almacenada electronicamente,ademas se muestra en filmes, grabaciones, o directamente mediante el lenguaje horal, independientemente del caracter que adopte debe ser protegida adecuada y eficazmente garantizandose la disponivilidad integridad y confidencisalidad de la informacion con normas estandarizadas y adoptadas correctamente.
esta norma se creo en diciembre del 2000

confidencialidad: asegurar que solo el personal autorizado tenga acceso a la informacion.

integridad: garantizar que la informacion no sea alterada eliminada o destruida por entidades no autorizadas, preservando su origen.

disponibilidad: que los usuarios autorizados tengan acceso al documento.

Norma ISO 27001

Se encarga de los controles, parámetros de medidas y controles para la protección de la información. Se creo para reducir riesgos y amenazas eficaz y eficientemente previniéndola muy bien.


Presentación de la información institucional

se presenta de acuerdo a cada entidad y asus politicas y normas ej. el reglemento del sena su mision y vision.

Esta integrado de diferentes sistemas y subsistemas de una empresa:
· departamento contable
· departamento de ventas
· departamento de recursos humanos
· departamento de archivos
· departamento de subgerencia
· departamento de gerencia
Los subsistemas son encargados de ayudar a cada departamento ejemplo:
Departamento contable: contador – jefe contable – auxiliares de contabilidad (entre otros)


domingo, 29 de marzo de 2009

PROCESOS DE LA INFORMACION

Metodología en los procesos de información

Técnicas de presentación de información. Son la identificación de objetivos considerados como unidad de identificación critica.

Expone y realiza la gestión adecuada de los proyectos, se desarrolla a través de la construcción de tareas y de experiencias describiendo el conocimiento para llevar a cabo los objetivos de la información También se encarga de coordinar los objetivos y planes de información en forma dinámica para que la comunicación en cada integrante sea organizada y estructurada obteniendo resultados mas sólidos

INTERNET E INTRANET

INTERNET: ES CUANDO SE COMPARTEN REDES
ES un conjunto de recursos compartidos o incluso como una disposición a intercomunicarse; es decir, como una mega red, una red de redes de computadores. Sin embargo, otro enfoque, que parece más adecuado, es pensar en las redes como el medio a través del cual se envía y acumula información. Desde este punto de vista, Internet puede ser interpretado como la información y los servicios que circulan por esta red. En pocas palabras, un sistema distribuido de información, una red global de redes de ordenadores (cada red está compuesta por docenas de miles de ordenadores).En conclusión, Internet es tanto un conjunto de comunidades como un conjunto de tecnologías, y su éxito se puede atribuir a la satisfacción de las necesidades básicas de la comunidad y a la utilización de ésta de un modo efectivo para impulsar la infraestructura. Es a la vez una oportunidad de difusión mundial, un mecanismo de propagación de la información y un medio de colaboración e interacción entre los individuos y sus ordenadores, independientemente de su localización geográfica.


INTRANET
ES INTERNO EN LA EMPRESA DOCUMENTOS PRIVADOS QUE SOLO LO COMPARTEN CIERTAS PERSONAS DE LA ORGANIZACION.
Intranet es el término que describe la implantación de las tecnologías de Internet dentro de una organización, más para su utilización interna que para la conexión externa (TRAMULLAS, sin publicar). Esto se realiza de forma que resulte completamente transparente para el usuario, pudiendo éste acceder, de forma individual, a todo el conjunto de recursos informativos de la organización, con un mínimo coste, tiempo y esfuerzo. Intranet e Internet, desde nuestro punto de vista, son casi por completo distinciones semánticas, más que tecnológicas.

Intranet utiliza exclusivamente el modelo World Wide Web, adaptado a su situación y estructura interna, de forma que esta información quede en los límites planteados por la propia organización. Los miembros de la misma utilizarán, como es presumible, clientes web para acceder a la información. Se implantarán, por lo tanto, protocolos TCP/IP, y se utilizará el HTML para la creación de documentos. La disparidad de plataformas y sistemas informáticos existentes en una organización, y los problemas para compartir información entre ellos, fuerzan a los responsables de los sistemas de información a buscar soluciones de integración, de resultados fiables y de un coste aceptable. La utilización de la tecnología World Wide Web, por su facilidad de implantación, su bajo coste, y la rápida aprehensión y aceptación por parte del usuario, así como por su portabilidad a las diferentes plataformas, y su capacidad para interactuar con aplicaciones diversas mediante la utilización del CGI (Common Gateway Interface), se presenta como especialmente interesante.

ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS

comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Ciclo de la información.

La información que se recupera. bien pudiera parecer en una primera impresión, como salida de la nada o bien de la propia máquina o terminal utilizada para obtenerla; esto es falso, pero no incomprensible, puesto que lo que en muchos casos falta, es el cuadro completo, el panorama que permite ubicar dónde está la información, dónde está el usuario, dónde está el distribuidor, etc.

Elementos del ciclo de la información

- Personas con ideas
- Información
- Productores de bancos de información
- Sistemas (Sistema o Distribuidores de los Bancos de Datos)
- Redes
- Usuarios
- Personas receptoras de la información

BASE DE DATOS

Base de datos es una colección de tablas relacionadas entre si, su alimentación puede ser automatizada a través de interfases o manual.
para la base de datos se debe definir la esttructura de los datios almacenados, y el establecimiento de mecanismos para su recuperación eficiente, adicionalmente debe proveer la seguridad necesaria para los datos almacenados, de modo que éstos se encuentren protegidos contra caídas del sistema, mal funcionamiento de los dispositivos.
Para poder describir la estructura de una Base de Datos, es necesario emplear un modelo de datos. Un modelo de datos es una colección de herramientas conceptuales para describir datos, relaciones entre datos, semántica de datos, y restricciones de consistencia

ENTREVISTA

La entrevista se utiliza para recoger información en forma verbal, a través de preguntas que propone el analista.
Dentro de una empresa, la entrevista es la técnica más significativa y productiva de que dispone el analista para recolectar datos. son un intercambio de información que se efectúa personalmente. Es un canal de comunicacion entre el psicologo y empresa, sirve para obtener información acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, así como concejo y comprensión por parte del usuario para toda idea o método nuevos.
en la entrevista se da la oportunidad de conocer mas hacia los intereses de la persona. la informacion debe ser clara y consisa es decir que la informacion que se suministre en una hoja de vida coincida al verificarla.

Técnicas para la recolcción de información: Encuesta y Entrevista

ENCUESTA: las encuestas son un metodo para obtener informacion de unos individuos o cosas, poblacion.
Nuestra "sociedad", requiere un rápido y preciso flujo de información sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crítica de información por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.

Por ejemplo, antes de una elección, una muestra de electores es interrogada para determinar cómo los candidatos y los asuntos son percibidos por el público… un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto… una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener información para evaluar legislación existente o para preparar y proponer nueva legislación.
No tan sólo las encuestas tienen una gran variedad de propósitos, sino que también pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por
teléfono, por correo o en persona.

características de las encuestas: las encuestas recogen información de una porción de la población de interés, dependiendo el tamaño de la muestra en el propósito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o sólo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada científicamente de manera que cada persona en la población tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la población mayor. La información es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intención de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la población.

normas vigentes para validar la informacion: sistema de gestion de calidad

En general se puede definir la Gestión de la Calidad como el aspecto de la gestión general de la empresa que determina y aplica la política de calidad con el objetivo de orientar las actividades de la Empresa para obtener y mantener el nivel de calidad del producto o el servicio, de acuerdo con las necesidades del cliente, debe estar integrado en los procesos, procedimientos, instrucciones de trabajo, mediciones y controles, etc., de las propias operaciones de la empresa.

¿POR QUÉ EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD?
La
adopción de un sistema de gestión de la calidad surge por una decisión estratégica de la alta dirección, motivada por intenciones de mejorar su desempeño, porque están desarrollando un sistema de mejora continua para dar una guía de actuación clara y definida al personal sobre aspectos específicos del trabajo; para obtener la certificación por una tercera parte de su sistema de gestión,.o por exigencias del entorno.

jueves, 26 de marzo de 2009

Norma ISO 9000-2000

ISO: organizacion internacional para la estandarizacion de la calidad

esta norma regula el vocabulario.
las nornmas iso 9000 presisan el empleo de una descripcion tecnica pero sin utilizar un lenguaje tecnico y un vocabulari o coherente y de facil comprencion por todos los usuarios de las normas de sistemas de gestion de la calidad.
los conceptos no son in dependientes entre si, tienen un analisis de relaciones: generica, partitiva, y asociativa.

Propiedades de la información

Propiedades de la información:
  • pertinencia
  • oportunidad
  • veracidad
  • claridad y validez.

la informacion debe ser precisa,es decir correcta, debe ser oportuna,a tiempo, cuando se nesecita y concisa es decir, se debe considerar los datos pertinentes.

Software aplicativo: Acces / Excel/ Stone.Ssps

SOFTWARE:
se clasifica en tres niveles:
· Software funcional u operativo ( sistemas operativos )
· Software traductor ( niveles bajo )
· Software aplicativo

los sistemas ooperativos son los que nos permiten interactuar entre el hombre y la maquina.
windows, linux, os dos, solaris.
linux es un sistema operativo que nos permite hacer casi lo mismo que windows: pegar y cortar archivos.etc.
sistemas operativos yunix no traen procesador de palabra (word) ni hoja de calculo ni presentadores (open office).

Software funcional:
se compone por por el conjunto de programas que sirven para hacer funcional el computador, también recibe el nombre de software operativo.
La competencia en la actualidad para este sistema operativo la ofrece el Linux, un sistema operativo que se apoya en la versión anterior del mismo Unix, hecho en lenguaje C.

Software traductor:
Está compuesto por todos los programas denominados lenguajes de programación que se clasifican en:
Lenguajes de bajo nivel o de máquina Lenguajes intermedios o ensambladores y, Lenguajes de alto nivel
Los lenguajes de máquina constituyeron los lenguajes primera generación, es decir los lenguajes que debieron usar los primeros programadores quienes usaron las máquinas de primera generación de computadoras.
Los lenguajes de segunda generación, fueron los ensambladores, con el cual aún algunos expertos programadores hacen código, el tradicional ASSEMBLER.

Software Aplicativo:
El tercer nivel del software es el conformado por los paquetes de aplicación, se divide en cinco categorías:
· Procesamiento de documentos
· Cálculo electrónico
· Graficación
· Gestión de bases de datos y
· Comunicaciones entre redes locales y extensas

Procesadores de textos:
son aplicaciones que sirven para desarrollar documentos de texto como cartas, conferencias, memorias y en general todo tipo de composiciones en las que el software provee al usuario todas las posibilidades para hacer un proceso perfecto de edición, antes de la impresión final. algunos son PLAY WRITE, WORD PERFECT, MICROSOFT WORD, MULTIMATE .

Microsoft Access:
Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos . Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete básico. Para bases de datos de gran calibre (en cuanto a volumen de datos o de usuarios) es recomendable usar otros sistemas como MySQL o Microsoft SQL Server, y código VBA (Visual Basic para Aplicaciones). Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Entre las principales funcionalidades de Access se encuentran:
Crear tablas de datos indexadas.
Modificar tablas de datos.
Relaciones entre tablas (creación de bases de datos relacionales).
Creación de consultas y vistas.
Consultas referencias cruzadas.
Consultas de acción (INSERT, DELETE, UPDATE).
Formularios.
Informes.
Llamadas a la API de Windows.
Interacción con otras aplicaciones que usen VBA (resto de aplicaciones de
Microsoft Office, Autocad, etc.).
Macros.


Microsoft Excel:
es una hoja de cálculo que nos ayuda arealizar funciones tales como sumas, restas, y tambien podemos ralizarr formularios.
software stone:
integra los procesos de negocio bajo esquemas distribuidos, multiempresa, multilacalización, altamente paramétricos, 100% integrados y en línea; satisfaciendo la necesidad de información detallada, oportuna, confiable, integrada y en tiempo real.
STONE permite generar estructuras de captura de información de forma paramétrica; Crear alarmas sobre cualquier proceso; Generar reportes de acuerdo con las necesidades especificas del usuario; Parametrizar estructuras flexibles de Impuestos, Centros de Costos, Documentos, Productos, clientes etc; Interfase con Palm para obtener requisiciones, pedidos, CRM; Integridad de la información; Manejo de grandes volúmenes de información, entre otros.

exposicion grupo 5

MANUAL DE CONTROL INTERNO:

MANUAL: es un documento que contiene informacion valida y clasificada de una determinada area de la organizacion.

control: es toda actividad que sirve para minimizar riesgos, ej. planificacion: cuando administro la plata para el transmilenio.

manual de control interno: sson normas, principios, procedimientios y mecanismos de evaluacion y verificacion de una empresa para orevenir y detectar errores y riesgos.
el objetivo del manual es brindar un marco de referenci que sirva para regir , reguilar, y facilitar luna interaccion armonica entre todas las personas e instituciones internas, siempre buscando que se imponga el interes comun sobre el particular.

manual de procesos: un proceso es una secuancia de pasos consecutivos para un fin en la empresa, y el manual de procesos nos indica cada paso de determinada erea, tiene un principio y un fin, es claro, sencillo, y contiene informacion veridica.

procedimiento: Es la forma en que se desarrolla la actividad de un proceso.

manual de procedimiento: es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa.
estos manuales ayudan a la eficiencia, la calidad y la productividad.
Son una fuente importante y constante de información sobre los trabajos en la empresa. Aumentan la predisposición del personal para asumir responsabilidades.
Son un elemento importante de revisión y evaluación objetiva de las prácticas de trabajo institucionalizadas.
Constituyen un instrumento efectivo de consulta, orientación y entrenamiento.

manual de funciones: es un documentoo creado por la empresa para indicar las funciones de cada emplesdo en su puesto de trabajo y la responsabilidad del cargo que ocupa.

Procesos para verificar y contrastar la información:

Es un proceso en el que la verificación de información sobre el mismo tema se obtiene de distintas fuentes, por distintos métodos o por diferentes investigadores.
se puede hacer por medio de computador:”bases de datos” o recogiendo informacion en la empresa con los empleados y sirve para ver si esta bien escrito o actualiza do la información.

informacion

Función de la información:
Aumentar el conocimiento del usuario.
Proporcionar a quien Toma de decisiones la materia prima fundamental para el desarrollo de soluciones y la elección.
Proporcionar una serie de reglas de evaluación y reglas de decisión para fines de control.
AREAS OCUPACIONALES:
son las determinadas areas donde trabajan personas afines, ej. area administrativa, contador,auxiliar de nomina, gerente.
Organización integral:
es la planeacion de una organizacion para evitar errores y tener un mejor desempeño, se fija mediante metas y valores.
la meta es el logro que desea cumpl¿ir la empresa y los valores son el cumpliminto de ciertos principios para un compromiso y lealtad con la empresa.
confidencialidad en el manejo de la información:
es la etica, respetar la informacioon sin contarla a nadie ya que solo es de la organizacion. tener principios morales. ej. un medico no puede dar informacion de un resultado sino al paciente.
informacion sistematizada: es la informacion que sirve a la organizacion en programas sistematizados o de computadores. ej. registros financieros, comprobantes de diario.

viernes, 20 de marzo de 2009

exposicion grupo 2

seleccion: escoger el personal adecuado para el cargo deacuerdo a lo perfile de la convocatoria.

POLITICAS Y NORMAS LEGALES EN EL MANEJO DE LA INFORMACION DEL TALENTO HUMANO

las politicas son horientaciones de mediano y largo plazo en el area de talento humano que corresponden al proceso de seleccion, capacitacion, induccion y bienestar social.

el comite de control interno es el que analiza y aprueba las politicas propuestas para la mejora de la organizacion en el talento humano.

Manual de Operación es el documento en el que se definen las políticas de desarrollo del talento humano en la entidad.

gestion de la informacion: es la obtencion de la informacion en el momento oportuno para tomar burenas desiciones.

Un DATO es un pequeño trozo de información que no tiene significado para los humanos.

Información es la comunicación del conocimiento, es un proceso, una actividad. Informar es impartir conocimiento a alguien

Conocimiento es lo útil que está en nuestras cabezas, son nuestras ideas, nuestra experiencia, es lo que sabemos sobre cómo funcionan las cosas o para hacer algo mejor

Clases de información
Selección y Vinculación del Talento Humano, Administración de Compensaciones y Salarios, Capacitación y Desarrollo de Personal y Administración de información del Sistema de Gestión del Talento Humano
Analizar los siguientes aspectos del proceso administrativo del Talento Humano, complementando con lo establecido en las normas vigentes y los aspectos que apliquen específicamente a la entidad para la fijación de criterios así:
Planeación: Permite a la administración pública contar con recurso humano calificado de acuerdo con la naturaleza de los cargos de la entidad, y los recursos financieros disponibles requeridos para atender las necesidades del servicio adecuada y oportunamente, teniendo en cuenta los factores que pueden incidir, como el sobretiempo, el ausentismo, las vacaciones, las licencias, etc., así como las necesidades de formación, capacitación y bienestar social que contribuyan a su desarrollo personal, profesional y al mejoramiento de la productividad.Selección

miércoles, 18 de marzo de 2009

PLAN ESTRATEGICO

PLAN ESTRATEGICO

Un Plan Estratégico es el documento de vital importancia que debe redactar en una empresa para planificar y definir dónde se quiere llegar y cómo se va a llegar a los objetivos que nos hemos marcado.
El Plan estratégico de una corporación está expresado generalmente en un documento secreto. Escrito o no, es necesario que esté bien trabado y definido
Para elaborar un plan estratégico deberemos recopilar datos, recoger información, analizar los mercados objetivo, etc. para después extraer conclusiones basadas en los datos y proceder a realizar una planificación lo más realista posible
El primer paso de toda planificación estratégica es la definición del horizonte o lo que se denomina la "Visión", que es de alguna manera la situación ideal en el futuro de nuestro negocio o la referencia a la que tenemos que ir. Esta definición del horizonte debe ir acompañada de unos objetivos estratégicos que nos vamos a proponer a cumplir.
En esta fase deberíamos responder, al menos, las siguientes preguntas:
¿Cómo será mi organización dentro de 5-10 años?
¿Cuáles serán sus productos y servicios?
¿Cuáles serán sus valores y actitudes (tenga en cuenta que sólo hay una máxima válida en las empresas y prácticamente es la única verdad del mundo de los negocios, servir al cliente)?
¿Cómo hablarán de ella quienes la compongan y quienes están fuera (competencia y clientes)?
¿Qué impresión producirá pertenecer a ella?

Mapa Estratégico: Los mapas estratégicos son una manera de proporcionar una visión macro de la estrategia de una organización.

DOFA: Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades. Las fortalezas y debilidades están representadas por las condiciones internas de la empresa. Las “fortalezas” son los elementos que evaluamos como capacidades positivas que nos ayudarían a lograr el objetivo. Las “debilidades” son las deficiencias que nos dificultan su logro. Las amenazas y oportunidades están representadas por las condiciones externas de la empresa que pueden influir sobre ella de manera negativa o positiva. Las “oportunidades” son condiciones externas que pudieran afectar la empresa positivamente. Las “amenazas” son condiciones externas, o acciones de otros sujetos, que pudieran afectarla negativamente.

TALENTO HUMANO

FUNCION ADMINISTRATIVA DE PLANEACION Y CONTROL
PERT : técnica de evaluación y revisión de programas
El objetivo de los sistemas tipo PERT consiste en ayudar en la planeación y el control, por lo que no implica mucha optimización directa. Algunas veces el objetivo primario es determinar la probabilidad de cumplir con fechas de entrega especificas.
CONTROL :

El control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Controlar los tiempos de ejecución de las diversas actividades integrantes de los proyectos espaciales, por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los intervalos de tiempo disponibles
El control tiene como fin señalar las debilidades y errores para rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.
Control preliminar: Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.

Control concurrente: Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.

Control de retroalimentación: Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.

MISION Y VISION
MISION: es la razon de ser de la empresa, debe expresar el servicio que presta la empresa y no elproducto que vende, debe estar orientada al futuro, es decir a largo plazo. debe ser revisada constantemente, por lo menos cada 2 o 3 años y en caso necesario actualizarla y redefinirla.
Objetivos de la misión:
Prevenir los cambios que ejercerán una profunda influencia en la organización.
Brindar a empleados, clientes y otros, una identidad y un entendimiento de las unidades de crecimiento.
Desarrollar valores positivos en los miembros de la organización que facilite el cumplimiento de las tareas.

Visión

Es la descripción de como se vería la Institución si se llevan a cabo con éxito sus estrategias de desarrollo y alcanza su mayor potencial. Al interior de esa descripción se deben encontrar la misión, las estrategias básicas, los criterios de desempeño, las más importantes normas para la toma de decisiones y los estándares éticos y técnicos que se esperan de todos los funcionarios
Planeación:

Es la selección de misiones y objetivos, metas y sus elementos o medios de control. Sistema utilizado para obtener una visión futurista de hacia donde va la institución, cual es su misión, sus objetivos y metas ; establece métodos y procedimientos para desarrollar planes, programas y proyectos.
Etapa en la que se desarrollan actividades relacionadas con la definición de objetivos, metas, métodos, tareas, tiempos, estándares (formas deseables en como debe darse el proceso), instrumentos, indicadores (formas de medición posterior de los resultados).

martes, 17 de marzo de 2009

resumenes de las exposiciones

Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.
Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.